DOSSIER – Nos conseils pour un change management réussi

La clef de la résilience face au contexte d’incertitude qui s’installe ? La capacité d’adaptation des entreprises. Entre des charges fixes importantes, une hausse du prix des matières premières et un marché de candidats toujours plus exigeants, celles-ci doivent parfois affronter un véritable parcours du combattant. La bonne nouvelle ? Structurer son approche au changement est un moyen durable et efficace permettant aux équipes de surmonter les crises… et de relâcher la pression. 

Chez Heads & Hunters, nous en avons bien compris la dimension actuelle. Ce dossier sur le change management – en français « la conduite au changement » – découle de notre dernier Morning Insight, où nous avons eu le plaisir de recevoir Marie Vanden Berghe, Human Resources Project Manager, intervenante spécialiste, afin d’animer notre workshop destiné aux professionnels de HR et du Management. 

Un change management pensé au-delà de la dimension ressources humaines peut faire office de catalyseur sur le bien-être d’une société. Au contraire, une mauvaise gestion de l’exercice risque de mettre une entreprise en péril. Entre les deux issues, nos conseils : zoom sur les pratiques facteurs de réussite pour transformer votre entreprise et lui permettre de conjuguer équilibre, flexibilité et pérennité. 

 

Qu’est-ce que le change management ?

Le change management est un terme collectif rassemblant les approches visant à préparer, soutenir et aider les individus et les équipes dans l’adoption d’un nouveau fonctionnement ou d’une structure organisationnelle. En somme, il se définit comme l’ensemble des stratégies mises en œuvre pour permettre à une entreprise ou à une organisation de mieux s’adapter aux changements et à l’évolution de son environnement. 

Par quoi celui-ci est-il motivé ? Plusieurs raisons : il peut être mis en place dans le cadre d’une restructuration, une réforme de l’entreprise, ou alors dans une démarche d’amélioration des méthodes de travail et de management… Mais aussi pour accompagner au mieux une transition digitale et numérique. Le contexte actuel favorise d’ailleurs grandement le change management, les entreprises devant s’adapter toujours davantage aux évolutions incessantes du marché.

 

Ressources humaines, mais pas seulement !

Si ce sont les entreprises qui font le choix du change management, ce sont ses employés qui vont entamer cette transition. C’est pourquoi ce modèle se doit d’être élaboré et intégré comme processus RH afin de gérer d’éventuelles résistances et accompagner vos collaborateurs – cela afin de soutenir le personnel dans le procédé. 

Tout changement important est difficile à mettre en place, et il est nécessaire de les aider à traverser les perturbations induites dans leur routine au sein de l’entreprise : chacun doit comprendre les améliorations recherchées à chaque étape du change management. Toute action visant à innover doit elle-même être porteuse de sens, et le succès de l’exercice ne s’obtiendra que si l’approche est assez structurée pour garantir l’évolution des collaborateurs.

 

Quels sont les éléments indiquant le besoin d’entamer le processus ?

 

Changement de stratégie, turnover important, perte d’engagement des équipes, besoin de changer d’outils de travail ou encore un déménagement dans de nouveaux bureaux : tous les éléments susceptibles d’impacter fortement les équipes ont besoin d’être amorcés par le change management afin d’en garantir le succès.

 

Change management : qu’est-ce que cela implique et comment s’assurer de sa réussite ?

La conduite au changement nécessite une grande implication et coopération de plusieurs entités d’une entreprise, comprenant le soutien du personnel (du business), la claire communication des étapes de changement et les résultats concrets qui s’ensuivent.

Toutefois, il ne faut pas omettre le nécessaire travail transversal, au-delà des ressources humaines, entre les services de votre entreprise ou organisation. Cela demande que l’accent soit mis sur une bonne communication interne à chaque palier de la hiérarchie, y compris aux managers et à ceux qui gèrent des équipes – facteur clef de la stratégie. Le change management s’adresse à des méthodes corporate, mais l’humain reste au centre du procédé comme facteur de réussite. C’est pour cette raison que les outils de nature organisationnelle sont très sollicités. 

 

La mise en œuvre du change management

Une conduite au changement réussie se déroule en plusieurs étapes, la première ayant lieu même avant la mise en place concrète du processus. Il s’agit dans un premier temps de renforcer l’adhésion autour du projet de l’entreprise ou de l’organisation. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le changement doit être accompagné de bénéfices visibles pour les collaborateurs : il faut donc commencer par les inclure dans le processus décisionnel et les convaincre de l’intérêt des changements annoncés. 

Une fois l’adhésion au projet recueillie, il faut pousser la réflexion sur les résultats que vous souhaitez obtenir à la fin du processus : pourquoi ne pas établir un audit de votre entreprise afin d’identifier ses forces et ses faiblesses et mettre le doigt sur ce qui requiert le plus votre attention ? Il sera alors beaucoup plus facile de se fixer des objectifs et des échéances réalistes – sans oublier d’inclure des indicateurs de performance spécifiques pour analyser l’évolution du procédé.

La troisième étape englobe la réalisation concrète des changements envisagés. C’est là où l’on doit s’attendre à rencontrer des obstacles de nature individuelle ou collective, et précisément où vos équipes doivent être assez préparées et avoir assez communiqué afin de les surmonter de la manière la plus adaptée. Une communication claire va permettre de définir des solutions claires aux problèmes rencontrés. 

Une étape transversale inclut le suivi des compétences des collaborateurs, surtout lorsqu’il s’agit d’intégrer et de digérer la mise à disposition de nouveaux outils. Il est important de veiller à ce que les collaborateurs soient suffisamment formés pour pouvoir accueillir des capacités d’ordre technique ou opérationnel. Par exemple, des séminaires ou ateliers expliquant la stratégie du changement envisagé et comment gérer le changement au préalable peut se révéler très bénéfiques pour vos employés. 

Les ressources humaines encadrant ce projet doivent également être capables de voir au-delà de ce projet de transformation afin de le rendre durable dans le temps. Échanger avec vos équipes sur le thème six mois après la finalisation du processus et sonder leurs difficultés peut également démontrer le soutien que vous portez à leur égard. Un change management réussi permet de fournir à vos collaborateurs une agilité à même de les préparer à l’avenir et à réveiller leur enthousiasme.

 

Risques liés à une mauvaise gestion du changement

Durant le processus, limiter les risques importe autant que de saisir les opportunités s’ouvrant à l’entreprise. Il est donc fondamental d’en comprendre les enjeux : une mauvaise préparation, gestion ou communication du processus peut provoquer le contraire de l’effet recherché et baisser la performance et la compréhension des équipes.

💡 Or, il faut également considérer les risques… de ne pas changer. En fonction du changement envisagé, ce sont vos collaborateurs, fournisseurs, clients qui pourraient en pâtir sur le court et long terme – votre entreprise, par manque d’optimisation, pourrait traîner des pieds et être moins compétitive.

 

Nos conseils tirés du Morning Insight Heads & Hunters 

  • Changez de perspective : de « pourquoi changer ? », pensez plutôt « quel est le risque de ne pas changer ? ». Dressez un tableau complet des risques qui vous guettent si vous n’entamez pas de processus en ce sens. 
  • Prenez le temps qu’il vous faudra : la préparation du changement inclut une grande analyse, des mesures et de la planification. Plus les étapes seront claires et précises, et les explications fournies aux équipes afin d’en comprendre la finalité, plus votre ROI se révèlera exponentiel.
  • Com-mu-ni-quez : 80% de la réussite est basée sur la communication. Il faut donc une vraie stratégie de communication interne, assurant une liaison et un suivi régulier sur le sujet et de donner du pouvoir aux managers, grands acteurs du changement. Mais aussi…
  • Placer vos collaborateurs au cœur du projet : la clef réside dans l’humain. Il est indispensable d’engager et impliquer vos équipes dans le processus en toute transparence. Le change management ne s’arrête pas aux RH et aux managers !
  • Traitez le change management comme un projet à part entière : chaque projet est limité par des responsables, une période de temps, une méthode, un suivi des tâches et du calendrier, et une méthode. 
  • S’impliquer : assurez-vous de ne pas reléguer le processus et ses conséquences au second plan. Le change management requiert une grande disponibilité de la part de la structure, des départements RH, des managers et des collaborateurs. Il faut s’assurer de pourvoir assez de temps afin de s’assurer de sa réussite.

 

Par où commencer ?

Les entreprises disposant de peu de ressources (ex : absence de département RH, manque de temps ou de ressources) désirant être accompagnées dans leur transformation peut demander de l’aide auprès d’un Change Manager ad Interim

Qu’il s’agisse d’un déménagement à la digitalisation de l’entreprise, d’une intégration, d’un changement de stratégie, de culture d’entreprise ou de direction, chaque cause à l’origine du change management requiert une expertise et une méthodologie spécifiques. 

Celles-ci comprennent l’implémentation d’un process d’évaluation et de feedback, l’implémentation d’un nouvel organigramme, la définition de fonction comprenant des nouvelles compétences et une nouvelle approche de la performance, des harmonisations salariales et la digitalisation d’un process – et la création d’un rôle HR Business Partner de terrain à travers notre solution H&H Consulting.

Notre réseau d’experts peut également former la direction, le management et les team leaders à l’approche et aux pratiques du change management à travers des formations et des workshops.

 

La ligne d’arrivée

Un processus de change management réussi, à travers des rôles définis, des collaborateurs formés aux nouveautés organisationnelles et au respect de l’agenda… se doit d’être célébré ! Remerciez vos équipes de vous accorder leur confiance.  

 

En attendant, si vous avez besoin de conseils ou de plus amples renseignements, vous pouvez contacter notre équipe de Hunters à office@headsandhunters.be et au +32 2 888 12 54 !

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