De sleutel tot veerkracht in deze onzekere tijden? Het aanpassingsvermogen van bedrijven. Ze moeten soms een echte hindernisbaan afleggen, tussen hoge vaste kosten, een stijging van de grondstofprijzen en een steeds veeleisendere kandidatenmarkt. Maar er is goed nieuws! De aanpak van de verandering structureren is een duurzame en efficiënte manier om teams te helpen een crisis te overwinnen en de druk te verminderen.
Bij Heads & Hunters hebben we begrepen waar het vandaag om draait. Dit dossier over change management – in het Nederlands ‘veranderingsmanagement’ – vloeit voort uit onze laatste Morning Insight, waar we het genoegen hadden Marie Vanden Berghe te mogen verwelkomen, Human Resources Project Manager, om onze workshop voor HR- en managementprofessionals te leiden.
Change management waarbij verder wordt gekeken dan de grenzen van human resources, kan als katalysator dienen voor het welzijn van een bedrijf. Aan de andere kant kan een slecht beheer een onderneming in gevaar brengen. Tussen die twee uitersten zit ons advies: focus op de praktische factoren om uw bedrijf met succes te transformeren en het te helpen om evenwicht, flexibiliteit en duurzaamheid te combineren.
Wat is change management?
Change management is een overkoepelende term voor de aanpak die bedoeld is om personen en teams voor te bereiden, te ondersteunen en te helpen in het aannemen van een nieuwe werking of een organisatorische structuur. Kortom, het is het geheel van strategieën die worden uitgewerkt opdat een onderneming of een organisatie zich beter zou kunnen aanpassen aan de veranderingen en de evolutie van haar omgeving.
Wat is de motivatie erachter? Er zijn verschillende redenen: het kan kaderen in een herstructurering, een hervorming van het bedrijf, of in een procedure ter verbetering van de werk- en managementmethodes… Maar het kan ook dienen om een digitale transitie optimaal te begeleiden. De huidige context is overigens zeer bevorderlijk voor change management, nu bedrijven zich steeds meer moeten aanpassen aan de onophoudelijke veranderingen op de markt.
Niet enkel Human Resources!
Het zijn de bedrijven die kiezen voor change management, maar het zijn hun werknemers die die transitie zullen aanvatten. Daarom moet dit model worden uitgewerkt en geïntegreerd als HR-proces om het hoofd te bieden aan eventuele weerstand en uw medewerkers in het proces te begeleiden en te ondersteunen.
Elke grote verandering is moeilijk door te voeren, en het is nodig om hen te helpen bij die verstoringen in hun routine binnen het bedrijf: iedereen moet begrijpen welke verbeteringen in elke fase van het change management worden nagestreefd. Elke actie tot innovatie moet zelf zin hebben, en de oefening zal enkel succesvol zijn als de aanpak voldoende gestructureerd is om de ontwikkeling van de werknemers te garanderen.
Welke elementen wijzen erop dat het nodig is om het proces op te starten?
Verandering van strategie, grote turnover, verlies van engagement bij de teams, noodzaak om werkmiddelen te veranderen of een verhuizing naar een nieuw kantoor: alle elementen die een sterke impact kunnen hebben op de teams, moeten door het change management worden aangepakt om het succes ervan te garanderen.
Wat houdt change management in en hoe zorgen we ervoor dat het een succes wordt?
Veranderingsmanagement vraagt een grote betrokkenheid en samenwerking van verschillende entiteiten van een bedrijf, waaronder de steun van het personeel, duidelijke communicatie over de veranderingsfasen en de concrete resultaten die eruit voortvloeien.
Er moet echter ook worden gedacht aan het nodige transversale werk, los van human resources, tussen de diensten van uw bedrijf of organisatie. Daarvoor moet de nadruk worden gelegd op een goede interne communicatie op elk niveau van de hiërarchie, inclusief de managers en de teambeheerders – de sleutelfactor van de strategie. Change management is gericht op bedrijfsmethodes, maar het menselijke aspect blijft in het procedé centraal staan als succesfactor. Om die reden is er veel vraag naar middelen van organisatorische aard.
De uitvoering van change management
Een geslaagd veranderingsmanagement verloopt in verschillende fasen, waarvan de eerste zelfs plaatsvindt vóór de concrete uitvoering van het proces. Het komt er in eerste instantie op aan om het draagvlak voor het project van het bedrijf of de organisatie te versterken. Zoals reeds eerder vermeld, moeten veranderingen zichtbare voordelen met zich meebrengen voor de medewerkers: daarom moeten we hen eerst en vooral betrekken bij het beslissingsproces en hen overtuigen van het belang van de aangekondigde veranderingen.
Zodra er een draagvlak is voor het project moet verder worden nagedacht over de resultaten die u aan het einde van het proces wenst te bereiken: waarom geen audit doen van uw bedrijf om de sterke en zwakke punten te bepalen en de vinger te leggen op wat het meeste aandacht vraagt? Op die manier wordt het veel gemakkelijker om realistische doelstellingen en deadlines vast te leggen en daarbij rekening te houden met specifieke prestatie-indicatoren om de evolutie van het procedé te analyseren.
De derde stap bestaat uit de concrete uitvoering van de beoogde veranderingen. Daar kunnen individuele of collectieve obstakels in de weg liggen, en net daar moeten uw teams voldoende voorbereid zijn en voldoende hebben gecommuniceerd om ze op een gepaste manier te overwinnen. Dankzij een duidelijke communicatie is het mogelijk om duidelijke oplossingen te bepalen voor de problemen die zich voordoen.
Een transversale stap bestaat uit de opvolging van de competenties van de medewerkers, vooral wanneer het gaat over het integreren en verwerken van de terbeschikkingstelling van nieuwe tools. Het is belangrijk dat de medewerkers voldoende opgeleid zijn voor de nodige technische of operationele vaardigheden. Bijvoorbeeld, seminaries of workshops waar de strategie van de beoogde verandering wordt uitgelegd en wordt toegelicht hoe vooraf moet worden omgegaan met veranderingen, kunnen zeer nuttig blijken voor uw werknemers.
De HR-medewerkers die dit project begeleiden, moeten ook over het transformatieproject heen kunnen kijken om ervoor te zorgen dat het duurzaam wordt. U kunt uw steun aan uw teams ook laten blijken door het proces, zes maanden na afloop ervan, met hen te bespreken en te peilen naar de moeilijkheden die ze hebben ondervonden. Geslaagd change management biedt uw medewerkers een zekere wendbaarheid die hen in staat stelt om zich voor te bereiden op de toekomst en hun enthousiasme aan te wakkeren.
Risico’s van een slecht veranderingsmanagement
Tijdens het proces is het net zo belangrijk om de risico’s te beperken als om de kansen te grijpen die het bedrijf krijgt. Het is dus van fundamenteel belang om de inzet te begrijpen: een slechte voorbereiding, beheer of communicatie over het proces kan een omgekeerd effect hebben en de prestaties en het begrip bij de teams verminderen.
Maar er moet ook rekening gehouden worden met de risico’s … als u niet verandert. Afhankelijk van de beoogde verandering zijn het uw medewerkers, leveranciers, klanten die er op korte en lange termijn onder te lijden hebben – door een gebrek aan optimalisatie kan uw bedrijf achterblijven en minder competitief worden.
Ons advies uit de Morning Insight Heads & Hunters
- Verander van invalshoek: denk niet langer ‘waarom zou ik veranderen?’ maar ‘wat is het risico als ik niet verander?’. Maak een overzichtstabel van de risico’s die op de loer liggen als u geen proces in die zin opstart.
- Neem de tijd die u nodig hebt: de voorbereiding van de verandering vergt een grote analyse, maatregelen en planning. Hoe duidelijker en nauwkeuriger de stappen zijn, alsook de uitleg aan de teams om het doel te begrijpen, hoe exponentiëler de ROI zal zijn.
- Com-mu-ni-ceer: 80% van het succes is gebaseerd op communicatie. Er is dus een echte interne communicatiestrategie nodig, die zorgt voor een regelmatige verbinding en opvolging over het onderwerp en die de managers, de grote drijvende krachten achter de verandering, de nodige kracht geeft. Maar ook …
- Stel uw medewerkers centraal in het project: de sleutel ligt in het menselijke aspect. Het is belangrijk om uw teams in volledige transparantie te engageren en te betrekken in het proces. Change management eindigt niet bij HR en de managers!
- Zie change management als een volwaardig project: elk project wordt beperkt door verantwoordelijken, een tijdspanne, een methode, een opvolging van de taken en de kalender.
- Wees betrokken: schuif het proces en de gevolgen ervan niet op de lange baan. Change management vergt een grote beschikbaarheid van de structuur, de HR-departementen, de managers en de medewerkers. Voorzie voldoende tijd om het succes ervan te garanderen.
Waar beginnen?
Bedrijven met beperkte middelen (bv. geen HR-afdeling, gebrek aan tijd of middelen) en die ondersteuning willen bij hun transformatie, kunnen de hulp inroepen van een Change Manager ad interim.
Of het nu gaat om de digitalisering van het bedrijf, een integratie, een verandering van strategie, bedrijfscultuur of richting, elke aanleiding voor change management vereist een specifieke expertise en methodologie.
Daartoe behoren de implementatie van een evaluatie- en feedbackproces, de implementatie van een nieuw organogram, de functiebeschrijving met nieuwe competenties en een nieuwe aanpak van de prestaties, loonharmonisaties en digitalisering van een proces – en de oprichting van een functie als HR Business Partner op het terrein via onze H&H Consulting oplossing.
Ons net van experts kan ook de directie, het management en de teamleaders opleiden over de benadering en de praktijken van change management via opleidingen en workshops.
De eindstreep
Een succesvol changemanagementproces, met duidelijk omschreven rollen, medewerkers die opgeleid zijn over de organisatorische nieuwigheden en het naleven van de agenda, dat is een reden om te vieren! Bedank uw teams voor hun vertrouwen dat ze in u hebben.
Indien u intussen advies of meer inlichtingen nodig hebt, kunt u contact opnemen met ons team van Hunters op office@headsandhunters.be en op +32 2 888 12 54
